In sintesi
Molti documenti di lavoro si possono generare in automatico dai dati che hai già: preventivi da listini e voci standard, schede di lavoro dalle commesse, rapporti di intervento dai dati inseriti dai tecnici. Il risparmio non è solo di tempo, ma anche di errori e di documenti tutti uguali nell’aspetto.
Cosa si può automatizzare
- preventivi composti da voci e prezzi di listino, con calcoli e sconti automatici;
- conferme d’ordine e schede di lavoro a partire dal preventivo accettato;
- rapporti di intervento con foto e firma raccolte dal tablet;
- promemoria di scadenze, rinnovi e pagamenti;
- l’invio dei documenti al cliente e l’archiviazione nella sua scheda.
Come si imposta
- 1Si raccolgono i modelli attualiI documenti che usate oggi, anche se fatti a mano.
- 2Si definiscono i dati di partenzaListini, clienti, voci ricorrenti.
- 3Si costruisce il modello automaticoCon l’aspetto grafico dell’azienda.
- 4Si lascia spazio alle eccezioniOgni documento resta modificabile prima dell’invio.
E l’intelligenza artificiale?
Oggi si può aggiungere un aiuto nella stesura: una bozza di descrizione del lavoro a partire da poche note, o un riassunto dell’intervento. Resta una bozza, che una persona controlla prima dell’invio.
